LAYANAN DESAIN PENGANTAR

LAYANAN DESAIN PENGANTAR

A. PENGANTAR

Layanan desain adalah kegiatan perencanaan dan pengorganisasian orang , infrastruktur , komunikasi dan komponen material layanan dalam rangka meningkatkan kualitas dan interaksi antara penyedia layanan dan pelanggan . Tujuan dari metodologi desain layanan adalah untuk merancang sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau peserta , sehingga layanan ini , kompetitif dan relevan kepada pelanggan user-friendly. Tulang punggung dari proses ini adalah untuk memahami perilaku pelanggan , kebutuhan dan motivasi . [ Rujukan? ] Desainer Layanan menarik pada metodologi bidang seperti etnografi dan jurnalisme untuk mengumpulkan wawasan pelanggan melalui wawancara dan dengan membayangi pengguna jasa . Banyak pengamatan disintesis untuk menghasilkan konsep-konsep dan ide-ide yang biasanya digambarkan secara visual , misalnya dalam sketsa atau prototipe layanan . Layanan desain dapat menginformasikan perubahan ke layanan atau penciptaan layanan baru yang ada.

Setelah sebuah organisasi telah menetapkan strategi TI ini diharapkan untuk melanjutkan, menggunakan tahap desain layanan dari siklus hidup untuk menciptakan layanan baru, kemudian memperkenalkan ke dalam lingkungan hidup. Dengan demikian, desain layanan bertujuan untuk mengambil langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa layanan baru akan melakukan seperti yang direncanakan dan memberikan fungsi dan manfaat bisnis. Prinsip ini adalah jantung dari pendekatan ITIL dan mengapa sebagian besar proses desain layanan difokuskan pada pengendalian operasional:

a. Manajemen Layanan Katalog

b. Manajemen Layanan Tingkat

c. Manajemen Kapasitas

d. Koordinasi Desain

e. Manajemen Ketersediaan

f. IT manajemen Kelangsungan Pelayanan

g. Manajemen Keamanan Informasi

h. Manajemen Pemasok

Kontribusi dari tahap desain layanan siklus hidup dapat menjamin terciptanya layanan hemat biaya yang menyediakan tingkat kualitas yang diperlukan untuk memuaskan pelanggan dan pemangku kepentingan kehidupan layanan. Namun, fakta bahwa persyaratan bisnis berubah dari waktu ke waktu dan menghasilkan kebutuhan atau kesempatan untuk peningkatan lebih lanjut, berarti bahwa sebuah organisasi dengan desain layanan dewasa proses diharuskan untuk melakukan perubahan untuk layanan di sepanjang hidup mereka.Desain pelayanan memiliki peranan yang penting untuk bermain dalam mendukung peningkatan pelayanan dan terus-menerus sama pentingnya untuk mengelola perubahan layanan yang ada seperti dalam merancang layanan baru.Dalam hal ini, desain pelayanan juga harus mempertimbangkan akibat dari kegiatannya pada layanan keseluruhan, sistem, arsitektur, alat dan pengukuran dalam rangka untuk meminimalisasi potensi untuk gangguan yang baru atau berubah ketika pelayanan yang dimasukkan ke dalam lingkungan yang masih hidup itu.

B. MENGAPA HARUS DESAIN LAYANAN ?

Desain ibaratnya peta atau petunjuk dalam membangun sebuah bangunan. Semakin jelas dan lengkap informasi yg disajikan dalam petunjuk tersebut, semakin mudah dan cepat sebuah tujuan dapat dicapai. Disamping itu juga, semakin lengkap dan jelas petunjuk yang digunakan, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan, kekeliruan, kebingungan, coba-coba lalu salah, pemborosan akibat terlalu memaksimalkan faktor keamanan, bahkan kerugian materi akibat bongkar pasang atau perbaikan kesalahan. Dengan melakukan pengamatan proaktif pada pemberian layanan IT yang dilakukan untuk memastikan target akan menyepakati sebelumnya untuk tanggung jawab, kualitas dan ketersediaan secara konsisten dapat terpenuhi. karena ketika suatu perusahaan mulai banyak membutuhkan IT sebagai penyedia layanan, semakin penting untuk memperhatikan tingkat kebaikan dan kualitas layanan. Jika layanan IT ingin dikelola secara efektif, harus memperhatikan langkah-langkah yang akan diterapkan untuk memastikan bahwa kinerja yang sebelumnya telah sepakat untuk di toleransi.

Tanpa layanan desain yang mapan, layanan akan menjadi kurang stabil dan lebih mahal untuk dipelihara dan menjadi semakin kurang mendukung bisnis dan kebutuhan pelanggan. Selanjutnya, biaya mengoreksi kekurangan-kekurangan ini hampir selalu lebih tinggi daripada biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk mencegah mereka pada tahap desain. Tidak setiap perubahan akan memerlukan kegiatan layanan desain. Sebaliknya ini disediakan untuk perubahan ‘signifikan’. Setiap organisasi harus memutuskan definisi dari ‘Signifikan’ dan menggunakan proses perubahan manajemen untuk menilai signifikansi dari setiap perubahan dan karena itu apakah kegiatan desain layanan harus digunakan. Layanan desain yang baik akan memberikan berbagai manfaat bisnis yang membantu untuk menggarisbawahi pentingnya dalam desain layanan baru dan berubah. Adalah sebagai berikut:

• Layanan biaya rendah karena dukungan dan peningkatan yang lebih rendah biaya, yang mengarah untuk menurunkan total biaya kepemilikan (TCO).
• Layanan yang secara konsisten memberikan tingkat yang diperlukan kualitas dan keselarasan untuk bisnis dan kebutuhan pelanggan.
• Lebih cepat dan lebih mudah pengenalan layanan baru dan perubahan.
• Pemerintahan yang lebih baik untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan hukum dan perusahaan dan pedoman.
• Kemampuan pengukuran yang lebih baik untuk mendukung pengambilan keputusan dan perbaikan yang terus menerus.
• Kurangnya perencanaan, persiapan dan manajemen adalah alasan umum kegagalan rencana dan proyek-proyek pada umumnya dan desain dan penyebaran layanan baru dan pada khususnya berubah.

C. LIMA ASPEK UTAMA DESAIN LAYANAN PADA ITIL

ITIL secara resmi mengakui lima aspek yang terpisah dari desain layanan:

• Pengenalan layanan baru atau diubah melalui identifikasi akurat kebutuhan bisnis dan definisi yang disepakati dari persyaratan.
• Sistem manajemen layanan dan alat-alat seperti portofolio layanan, memastikan saling konsistensi dengan layanan lain dan alat yang tepat dukungan.
• Kemampuan arsitektur teknologi dan sistem manajemen untuk mengoperasikan dan memelihara layanan baru.
• Kemampuan semua proses, bukan hanya orang-orang dalam layanan desain, untuk mengoperasikan dan memelihara layanan baru dan berubah
• Merancang dalam metode pengukuran yang tepat dan metrik yang diperlukan untuk analisis kinerja pelayanan, meningkatkan pengambilan keputusan dan perbaikan terus-menerus.

D. TUJUAN DESAIN LAYANAN

Dari pertimbangan di atas, kita dapat menghargai bahwa tujuan utama dari layanan desain adalah:

1. Desain layanan untuk mempertemukan manfaat bisnis yang telah disetujui.
2. Desain proses untuk menunjang sikus hidup layanan.
3. Mengidentifikasi dan mengelola resiko.
4. Desain keamanan dan kerentanan infrastuktur TI, lingkungan layanan, arsitektur, kerangka kerja, dan dokumen untuk menunjang desain dari kuaitas solusi TI.
5. Membangun keahlian dan kemampuan dalam TI.
6. Berkontribusi terhadap keseluruhan peningkatan kualitas layanan TI.

E. PAKET DESAIN LAYANAN (SDP)

Mendefinisikan seluruh aspek dalam layanan TI dan keseluruhan persyaratan dari setiap tingkatan dalam siklus hidup layanan. SDP dihasilkan untuk setiap layanan TI baru, perubahan mayor, atau layanan TI yang dikeluarkan. Tahap desain mengambil satu set persyaratan bisnis baru atau diubah dan mengembangkan solusi untuk menemui mereka. Solusinya dikembangkan diteruskan ke transisi layanan yang akan dibangun, diuji dan disebarkan ke lingkungan hidup. Namun, tidak cukup hanya untuk lulus desain teknis atau arsitektur untuk transisi layanan. Tim layanan transisi akan membutuhkan lebih dari ini untuk memberikan layanan sepenuhnya berfungsi yang menyediakan utilitas dan garansi diharapkan. Mereka membutuhkan cetak biru yang mencakup semua aspek layanan baru. Cetak biru ini dikenal sebagai paket layanan desain.

Tahap desain mengambil satu set persyaratan bisnis baru atau diubah dan mengembangkan solusi untuk menemui mereka. Solusinya dikembangkan diteruskan ke transisi layanan yang akan dibangun, diuji dan disebarkan ke lingkungan hidup. Namun, tidak cukup hanya untuk lulus desain teknis atau arsitektur untuk transisi layanan. Tim layanan transisi akan membutuhkan lebih dari ini untuk memberikan layanan sepenuhnya berfungsi yang menyediakan utilitas dan garansi diharapkan. Mereka membutuhkan cetak biru yang mencakup semua aspek layanan baru. Cetak biru ini dikenal sebagai paket layanan desain.

Isi utama dari paket layanan desain meliputi:

1. Definisi layanan, menyetujui kebutuhan bisnis dan bagaimana dan di mana layanan akan digunakan;
2. Layanan desain termasuk desain arsitektur, persyaratan fungsional, SLR / SLA (jika tersedia), layanan dan persyaratan manajemen operasional termasuk metrik dan indikator kinerja utama, layanan pendukung dan perjanjian;
3. Model layanan menunjukkan struktur keseluruhan dan dinamika layanan, menunjukkan bagaimana pelanggan dan layanan aset, fungsi manajemen layanan dan proses datang bersama-sama untuk memberikan nilai;
4. Penilaian kesiapan organisasi dan implikasinya;
5. Rencana yang mencakup semua tahap siklus hidup layanan;
6. Rencana untuk transisi layanan (meliputi membangun dan perakitan, pengujian, rilis dan penyebaran) dan untuk penerimaan layanan operasional;
7. Kriteria penerimaan dan strategi dan rencana untuk pengujian penerimaan pengguna.

TRANSISI LAYANAN

A. PENGANTAR

Layanan transisi berkaitan dengan menjembatani kesenjangan yang lancar, memastikan bahwa persyaratan operasional sepenuhnya dipertimbangkan dan dipenuhi sebelum apa-apa dipindahkan ke lingkungan hidup, termasuk dokumentasi dan pelatihan bagi pengguna dan staf pendukung. Layanan transisi juga bertanggung jawab untuk dekomisioning dan penghapusan layanan yang tidak lagi diperlukan.Transisi yang mulus dicapai dengan mengambil paket desain layanan baru atau diubah dari tahap desain layanan, pengujian untuk memastikan bahwa itu benar memenuhi kebutuhan bisnis, dan menggunakan itu dalam lingkungan produksi.

Sering terjadi pemutusan hubungan antara departemen pengembangan dan operasi di bidang TI, yang menyebabkan banyak penerapan layanan baru atau perubahan yang gagal. Layanan Transisi berkaitan dengan menjembatani kesenjangan tersebut dengan lancar, memastikan bahwa persyaratan operasional dipertimbangkan dan dipenuhi sepenuhnya sebelum dipindahkan ke lingkungan sekitar, termasuk dokumentasi dan pelatihan untuk pengguna dan staf pendukung. Layanan Transisi juga bertanggung jawab atas dekomisioning dan penghapusan layanan yang tidak lagi diperlukan. Peralihan yang lancar dicapai dengan mengambil paket desain layanan baru atau yang telah diubah dari tahap desain layanan, mengujinya untuk memastikannya memenuhi kebutuhan bisnis dengan benar, dan menerapkannya di dalam lingkungan produksi. Beberapa proses yang dijelaskan dalam fase ini juga digunakan dalam fase lain, khususnya pengetahuan layanan, perubahan dan aset layanan dan manajemen konfigurasi. Menunjukkan tujuh proses yang tercakup dalam Layanan Transisi, bersamaan dengan pengelolaan perubahan organisasi dan pemangku kepentingan, yang merupakan aktivitas Layanan Transisi utama. Silabus Foundation hanya membutuhkan pengetahuan terperinci dari lima area yang diarsir dalam diagram (yaitu manajemen perubahan, manajemen SACM, pelepasan dan penerapan, manajemen pengetahuan dan perencanaan dan dukungan transisi), 

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan Sasaran dari transisi layanan adalah untuk:

• menetapkan harapan pelanggan tentang bagaimana layanan baru atau diubah akan memungkinkan perubahan bisnis;
• memungkinkan pelanggan untuk mengintegrasikan rilis mulus ke dalam bisnis mereka proses dan jasa;
• mengurangi variasi dalam kinerja diprediksi dan aktual dari layanan setelah mereka diperkenalkan
• mengurangi kesalahan dikenal dan meminimalkan risiko dari perubahan;
• memastikan bahwa layanan dapat digunakan dalam cara di mana diperlukan

Tujuannya adalah untuk :

• Merencanakan dan mengelola sumber daya untuk mengenalkan dan mengaktifkan layanan baru atau berubah ke lingkungan hidup sesuai prediksi biaya, Perkiraan kualitas dan waktu.
• Meminimalkan dampak yang tidak terduga pada organisasi jasa produksi, operasi dan pendukung.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan, pengguna dan staf manajemen pelayanan dengan penyebaran layanan baru atau yang telah diubah, termasuk komunikasi, pelepasan Dokumentasi, pelatihan dan pemberian pengetahuan;
• Meningkatkan penggunaan layanan dan aplikasi dasar yang benar Solusi teknologi;
• Memberikan rencana yang jelas dan menyeluruh yang memungkinkan keselarasan antara transisi bisnis dan layanan.

Layanan transisi mencakup pengelolaan dan koordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengemas, membangun, menguji dan menerapkan pelepasan ke produksi dan persyaratan. Layanan transisi juga mengelola transfer layanan ke atau dari penyedia layanan eksternal. Bila dilakukan dengan baik, Layanan transisi membantu organisasi menjadi lebih lincah, dengan kemampuan dan kapasitas untuk merespons lebih cepat dan dengan kepastian kesuksesan yang lebih besar. Kemampuan beradaptasi ini membuat organisasi lebih kompetitif karena pasar menyesuaikan diri dengan ekonomi, sosial, lingkungan dan perubahan politik.

Merger, akuisisi dan perubahan organisasi utama lainnya dikelola dengan lebih baik, kehilangan produktivitas melalui perubahan diminimalkan, dan risiko diidentifikasi dan ditangani. Ini juga mendasari manajemen keuangan yang baik, karena perencanaan dan penganggaran yang efektif untuk transisi berarti lebih sedikit kejutan, sedikit gangguan, lebih tinggi Produktivitas dan pengelolaan sumber daya yang lebih baik. Sebagai contoh, dalam transisi yang melibatkan dekomisioning sistem dan layanan yang ada, organisasi akan dapat mengidentifikasi peluang untuk pengurangan biaya melalui waktu yang tepat Penghentian kontrak dukungan, perjanjian pemeliharaan dan lisensi. Layanan lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis dan, karena kebutuhan pelatihan diidentifikasi dalam perencanaan transisi, orang tahu apa yang diharapkan dari layanan baru atau yang telah diubah dan siap memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.

Singkatnya, peralihan layanan yang efektif merupakan bagian penting dari tata pemerintahan yang baik. Perubahan dapat dipeluk lebih cepat dan lebih efektif tanpa merusak bisnis, dan bisnis, pelanggan dan karyawannya dapat menghadapi perubahan dengan keyakinan lebih besar terhadap hasilnya. Semua orang tahu apa yang diharapkan dan, jika transisi layanan efektif, harapan tersebut akan ditanggung realitas.

C. TANTANGAN DARI TRANSISI LAYANAN

Menetapkan transisi layanan yang efektif bisa menjadi tantangan. Berikut adalah beberapa masalah yang bisa timbul dan perlu dikelola:

• Memastikan bahwa semua aktivitas perubahan didorong melalui transisi layanan.
• Menyeimbangkan kebutuhan bisnis yang berkembang melawan kebutuhan untuk melindungi layanan live (yaitu bersikap responsif sambil mempertahankan perlindungan yang sesuai).
• Mengintegrasikan dengan siklus hidup pengembangan dan proyek yang secara tradisional bersifat independen.
• Memiliki wewenang dan pemberdayaan yang tepat untuk melaksanakan proses sebagaimana didefinisikan.
• Mengelola persepsi masyarakat sehingga prosesnya tidak dipandang sebagai hambatan untuk berubah atau terlalu birokrasi.

D. PERAN DAN TRANSISI LAYANAN

Manajer layanan transisi bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengkoordinasikan sumber daya untuk menyebarkan rilis utama dalam biaya, waktu dan kualitas estimasi diprediksi.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.arsitekpedia.com/mengapa-perlu-desain-yang-lengkap/

https://suryastef.wordpress.com/2016/03/26/manajemen-layanan-sistem-informasi/

https://alianurafni.wordpress.com/2017/03/21/it-service-management-part-3/

https://www.s-notess.tk/2016/03/manajemen-layanan-sistem-informasi.html

http://yudhiiez-site.blogspot.co.id/2016/03/manajemen-layanan-sistem-informasi.html

http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/2013/02/28/manajemen-layanan-ti-atau-manajemen-layanan-dukungan-ti/

http://tugaskuliahbaba.blogspot.co.id/2017/04/bab-4-layanan-transisi.html

https://ariefkendyblog.wordpress.com/2017/07/08/layanan-transisi-dan-operasi-serta-peningkatkan-kualitas-layanan/